Caso de Éxito de Pepsico

"Ahora somos eficientes y tenemos control sobre nuestra inversión en eventos deportivos
Maria Lucia Rodríguez
Directora de Mercadeo"

Automatización Fuerza de Ventas

Antes del inicio del proyecto, los supervisores enviaban información del desarrollo de los eventos de manera desorganizada e incompleta desde las diferentes ciudades de Colombia a través de archivos en diferentes formatos, como email, PDF, Excel, PowerPoint y el coordinador central debía consolidar esta información para tener alguna idea de lo que sucedía con los eventos y el trabajo del equipo de coordinadores.

La Situación

Pepsi Cola Colombia Ltda., como parte esencial de su estrategia de Trade Marketing de su marca Gatorade patrocina anualmente más de 1200 eventos deportivos a lo largo de todo el territorio Colombiano. Para ejecutar esta tarea, Gatorade cuenta con un equipo nacional de supervisores de zona responsables de contactar con los organizadores de los eventos, negociar el patrocinio de la marca y ejecutar la logística de los productos Gatorade y el montaje de su material de merchandising en cada uno de los eventos.

Antes del inicio del proyecto, los supervisores enviaban información del desarrollo de los eventos de manera desorganizada e incompleta desde las diferentes ciudades de Colombia a través de archivos en diferentes formatos, como email, PDF, Excel, PowerPoint y el coordinador central debía consolidar esta información para tener alguna idea de lo que sucedía con los eventos y el trabajo del equipo de coordinadores.

Esta información solía ser presentada al cabo de un mes de haberse realizado los eventos y de forma incompleta, lo que hacía imposible controlar las inversiones que se estaban haciendo en los diferentes eventos deportivos a nivel nacional.

A finales de 2008 el departamento de mercadeo impulsó desde su dirección un proyecto para poder evaluar y monitorear la inversión, ejecución y resultado de los eventos patrocinados por la marca Gatorade de una forma ágil y eficiente.

La Solución

En Diciembre de 2008 Sevenminds es seleccionada como la solución de software Web para captura de datos de campo que le permite al equipo de supervisores ingresar los datos y fotos del resultado de los eventos desde cualquier lugar de Colombia y al equipo central del departamento de mercadeo en Bogotá y Caracas consultar los indicadores de gestión generados por el sistema diariamente.

En la actualidad el flujo de información se estandarizó y se simplificó en 3 pasos:

1. El primer día de la semana, el coordinador de Gatorade accede a Sevenminds y crea los eventos que se patrocinarán el fin de semana, con los datos básicos de estos y su vez el equipo de mercadeo va controlando lo que se ha planificado para el fin de semana.

2. El coordinador ingresa durante el fin de semana los datos y fotos de los eventos realizados

3. El primer día de la semana el equipo de mercadeo consulta los resultados de los eventos del fin de semana a través de los gráficos, fotos e indicadores de gestión en Sevenminds

Beneficios

• Sevenminds es hoy un espacio de trabajo unificado que permite al departamento de mercadeo conocer semana a semana del resultado de los eventos de Gatorade en todo el país.

• La toma de decisiones por parte del equipo central de mercadeo se agilizó al recibir la información consolidada en sus indicadores de gestión actualizados en Tiempo-Real.

• El impacto de la marca Gatorade aumentó al tomar medidas con base en los datos arrojados por el sistema del perfil de los participantes y deportistas que asistieron a los eventos

• La correcta ubicación del material de merchandising empleado (Stands, Vallas, Refrigeradores, etc.) se garantizó al monitorear el registro fotográfico de los eventos

(ROI) Retorno Anual de la Inversión

• Ahorro efectivo de hasta el 25% en pérdidas, mala distribución de producto y premios entregados en los eventos. Al controlar los inventarios y los participantes en cada actividad se logró hacer más eficiente la inversión y en general la estrategia promocional de la marca.
(1200 eventos x U$ 75 x evento = U$ 90.000)

• Aumento del 18% en la productividad del equipo de mercadeo. El personal de la central y los coordinadores hoy dedican más tiempo a actividades que realmente agregan valor a la marca Gatorade, eliminando tareas innecesarias e informes en Excel y PowerPoint que se requerían anteriormente para controlar la ejecución de los proyectos.
(11 personas x US 3.150 x año/persona = U$ 34.650)

Inversión anual: U$ 24.000
Total Ahorro: U$ 145.650
ROI: U$ 121.650
Tiempo de Recuperación: 2 meses

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Idiomas:

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