Términos y condiciones de servicio

INDICE

• Términos y condiciones generales
• Políticas de uso aceptable
• Política de Tratamiento de Datos Personales
• Acuerdo de nivel de servicio (SLA)

A. Términos y Condiciones Generales

El presente contrato se celebra entre Seven Minds SAS (el “Proveedor”) y la persona natural o jurídica que suscribe y se identifica debidamente en el documento denominado como “Formato de Vinculación de Cliente” o “Formato” (el cual incluye entre otros la descripción de los Servicios, los precios y las condiciones de pago) (el “Cliente” de acuerdo a lo definido a continuación). Cada una de las partes aquí indicadas se denominará de aquí y en adelante como las “Partes” en su sentido plural y como la “Parte” en su sentido singular. Este contrato lo conforman los siguientes documentos: (i) el Formato; (ii) los presentes Términos y Condiciones Generales; (iii) Políticas de Uso Aceptable (las “AUPs”); (iv) el Acuerdo de Nivel de Servicio (o “SLA”); y (v) las Políticas de Privacidad (las “Políticas”). Todos los documentos anteriores serán denominados en su conjunto de aquí y en adelante como el “Contrato”, y los mismos están a disposición del Cliente en la página web: Términos y condiciones del servicio

El presente Contrato entrará en vigor desde la fecha en que el Cliente firme el Formato o desde que lo procese vía internet (la “Fecha Efectiva”).

1. DEFINICIONES

Los términos aquí definidos y utilizados en estos Términos y Condiciones tendrán el significado que aquí se les asigna tanto en su sentido singular como plural, el resto de términos definidos tendrán el significado detallado en el resto de documentos que conforman el Contrato.

“Acuerdo de Nivel de Servicio” o “SLA” significa el contrato que recoge los compromisos que realiza el Proveedor con respecto a la entrega y/o al rendimiento de los Servicios. Los SLAs se publican en http:/7www.sevenminds.com/terminosycondiciones o en un sitio alternativo que indique el Proveedor.

“Cliente” significa la persona natural o jurídica que suscribe el Formato y contrata los Servicios.

“Filial” significa cualquier persona jurídica, cualquiera sea su forma societaria, que sea de propiedad de una de las Partes. A los efectos de esta definición, “propiedad” significa que una Parte tiene a su nombre o controla más del 50% del capital social de una sociedad.

“Datos de Cliente” significa todos los datos, incluidos todos los archivos de texto, sonido o imágenes y software o cualquier otro tipo de archivo o link que el Cliente, sus Filiales o los Usuarios proporciona o que proporcionó en su nombre al Proveedor mediante el uso de los Servicios.

“Pedido” significa cualquier pedido de Servicios.

“Servicios” significa cualquier servicio online del Proveedor identificado en el Formato y los cuales son contratados por el Cliente y en su caso utilizados por sus Filiales y/o sus Usuarios.

“Suscripción” significa el acuerdo temporal de pagar y recibir el uso de un Servicio solicitado específico en cualquiera de sus modalidades Suscripción por Adelantado y Suscripción de Pago por Uso de acuerdo a lo definido en la Cláusula 4.

“Plazo de Vigencia” significa la duración de una Suscripción.

“Políticas de Privacidad” o “Políticas” significa los lineamientos sobre protección de datos y privacidad que sigue y aplica el Proveedor en la prestación de los Servicios.

“Políticas de Uso o “AUPs” significa los derechos y obligaciones de uso de los Servicios publicados y disponibles en https://sevenminds.wpengine.com/terminosycondiciones o en cualquier otra página web que el Proveedor indique y ponga a disposición de los Clientes.

“Usuario” significa la persona o personas naturales que acceden y utilizan los Servicios; y los cuales son empleados, contratistas, subcontratistas o terceros autorizados por el Cliente para acceder y utilizar los Servicios y siempre habiendo el Cliente contratado los Servicios que el Proveedor presta.

2. USO DE LOS SERVICIOS

2.1 Disposiciones generales.
El presente Contrato rige el uso de los Servicios por parte del Cliente, y para ello el Cliente o los Usuarios deberá/n activar los Servicios antes de proceder a su uso, sujeto este siempre a los requisitos de hardware necesarios para el uso adecuado de los Servicios.

2.2 Licencia
Por medio del presente Contrato el Proveedor le confiere al Cliente (y por ende a los Usuarios) un derecho no exclusivo, intransferible, mundial y limitado para acceder y utilizar los Servicios de acuerdo a lo establecido en este Contrato (la “Licencia”). Los derechos aquí recogidos tendrán las siguientes particularidades: (i) no son perpetuos salvo que el Proveedor indique explícitamente lo contrario; y (ii) son condicionales a su cumplimiento continuado de los términos de este Contrato, incluido el pago de los Servicios. El Proveedor en cualquier caso se reserva todos los derechos que no se le conceden al Cliente de modo expreso en este Contrato.

2.2.1 Confirmación de Licencias
Harán prueba de las Licencias contratadas por el Cliente todos los documentos que regulan y hagan prueba de su contratación y pago, siendo los mismos pero sin limitarse a este Contrato, confirmación de Pedido, y el justificante de pago entre otros.

2.2.2 Los derechos de Licencia no están relacionados con el suministro de soportes físicos de software. El Proveedor no entregará al Cliente soportes físicos de los Servicios, ya que la Licencia otorgada por el Proveedor al Cliente consiste en una licencia de uso de los Servicios en su formato online.

2.2.3 Venta de Licencias
La venta, enajenación a cualquier título o cualquier forma de transmisión de las licencias a ser realizada por el Cliente a sus Filiales o cualesquiera otros terceros queda totalmente prohibida.

2.2.4 Cesión interna de Licencias
Las Licencias contratadas por el Cliente se podrán ceder a un Usuario o un dispositivo individual, pudiéndose incluso reasignar las mismas. Así mismo el Cliente podrá ceder las Licencias a sus Filiales y Usuarios de acuerdo a lo aquí establecido y en todo caso bajo su única y total responsabilidad.

2.2.5 Reasignación de Licencias
Las Licencias se podrán reasignar desde un dispositivo o Usuario a otro, salvo que así se estipule a continuación. Así mismo el Cliente podrá reasignar las Licencias a sus Filiales y Usuario de acuerdo a lo aquí establecido y en todo caso bajo su única y total responsabilidad.

2.3 SLAs
Los Servicios serán prestados de acuerdo a lo establecido en los SLAs.

2.4 Privacidad y Seguridad
Las declaraciones de privacidad y seguridad para los Servicios se recogen en las Políticas y en las AUPs.

2.5 Limitaciones de uso
El Cliente y en su caso el Usuario no podrá: (i) utilizar técnicas de ingeniería inversa; (ii) descompilar ni desensamblar ningún Servicio; (iii) alquilar, dar en préstamo, revender ni proporcionar servicios de hosting a o para terceros, a excepción de lo indicado expresamente en las AUPs; (iv) utilizar una misma Licencia en dos o más equipos de manera simultánea; (v) actualizar o cambiar a una versión anterior componentes en momentos diferentes o transmitir componentes por separado, salvo lo indicado al respecto en las AUPs.

2.6 Software no propiedad del Proveedor

2.6.1 El Cliente es el único responsable de cualquier software que no es de propiedad del Proveedor que instale o utilice con los Servicios y por lo tanto el Proveedor no tendrá la consideración de parte ni se encontrará obligado por contrato o acuerdo de software o licencia de éste, que no sea propiedad del Proveedor.

2.6.2 En caso que el Cliente instale o utilice cualquier software que no sea propiedad del Proveedor en relación con los Servicios, el Cliente será el responsable de dirigir y controlar la instalación y el uso de dicho software en los Servicios a través de sus acciones.

2.6.3 En caso que el Cliente instale o utilice cualquier software que no sea propiedad del Proveedor con los Servicios, dicha instalación o uso no podrá realizarse de manera que pueda comprometer la propiedad intelectual e industrial o tecnología del Proveedor o sus subcontratistas a obligaciones fuera de las incluidas en este Contrato.

3. RESPONSABILIDAD DEL CLIENTE RESPECTO DE SUS CUENTAS

El Cliente será responsable de: (i) proteger la confidencialidad de cualquier cuenta incluyendo la información de autenticación necesaria (tal como nombre de usuario y contraseñas) relacionados con el uso de los Servicios; (ii) toda la actividad en relación con las cuentas contratadas por el Cliente en relación con los Servicios, incluyendo las transacciones con terceros que se realizan a través de la/s cuenta/s del/os Usuario/s o cuentas asociadas; y (iii) mantener las cuentas y contraseñas bajo confidencialidad. En cualquier caso, el Cliente deberá informar al Proveedor de modo inmediato de cualquier posible uso indebido de las cuentas o de cualquier Incidente de Seguridad relacionado con los Servicios.

4. PEDIDOS, PRECIOS, PAGOS, RENOVACIONES E IMPUESTOS

4.1 Tipos de Suscripción
El Proveedor ofrece los Servicios bajo las siguientes opciones de Suscripción:

(i) Suscripción por Adelantado: Mediante esta modalidad de suscripción el Cliente se compromete a comprar el acceso a los Servicios para su uso durante un Plazo de Vigencia y por adelantado. El pago de esta modalidad podrá realizarse por adelantado de una sola vez o de modo periódico durante el Plazo de Vigencia.

(ii) Suscripción de pago por uso: Mediante esta modalidad de suscripción el Cliente se compromete a comprar y pagar por adelantado el acceso a los Servicios para su uso durante un mes sin ningún compromiso de permanencia más largo de un mes. El pago de esta modalidad se realizará de forma periódica.

4.2 Pedidos
Los pedidos se realizarán a través de los canales debidamente autorizados por el Proveedor o a través de venta directa realizada por el Proveedor incluyendo venta en línea a través de su página web.

4.2.1 Para las Suscripciones por Adelantado el Cliente podrá aumentar o disminuir la cantidad de Licencias durante el Plazo de Vigencia y las mismas expirarán al final del Plazo de Vigencia original. Si se disminuyese la cantidad de Licencias durante un Plazo de Vigencia, entonces el Proveedor podrá cobrar un precio por cancelación por la disminución de cantidad tal como se describe en la Cláusula Quinta en su numeral dos siguiente. Cada Suscripción será por un Plazo de Vigencia definido y el cual será seleccionado por el Cliente al momento de contratar los Servicios de acuerdo a las propuestas comerciales que le haga llegar el Proveedor.

4.2.2 El Cliente podrá realizar Pedidos para sus Filiales y en su caso para sus Usuarios en virtud de este Contrato y conceder a sus Filiales y Usuarios derechos administrativos para administrar los Servicios, tras lo cual las Filiales y Usuarios se someterán a lo estipulado en este Contrato. Así al momento de que las Filiales o Usuarios adquieran Licencias a través del Cliente y a través de este Contrato, entonces tanto el Cliente como las Filiales como los Usuarios, serán responsables solidariamente por los Servicios solicitados.

4.3 Precios y pago
Los precios y las condiciones de pago de los Servicios serán aquellas que el Proveedor directamente o a través de sus canales autorizados le haga llegar al Cliente.

4.4 Renovación.
4.4.1 Para la modalidad de Suscripción por Adelantado, la Suscripción y por ende este Contrato (incluyendo las Licencias aquí concedidas) se renovarán automáticamente por un plazo similar al Plazo de Vigencia. En caso que el Cliente decida no renovar la Suscripción, entonces deberá comunicárselo al Cliente por escrito con una antelación de no menos de un mes antes de la fecha de expiración del Plazo de Vigencia.

4.4.2 Para la modalidad de Suscripción de Pago por Uso, la renovación es innecesaria ya que la capacidad del Cliente de uso de los Servicios continuará hasta que los Servicios sean interrumpidos.

4.4.3 Las Suscripciones de Prueba no se podrán renovar.

4.5 Impuestos
El pago de cualquier cantidad de dinero por concepto de la contratación de los Servicios se entenderá libre de impuestos, comisiones o cualquier tipo de retención aplicable, y los cuales deberán ser asumidos por el Cliente.

5. PLAZO DE VIGENCIA, SUSPENSIÓN Y TERMINACIÓN.

5.1 Este Contrato permanecerá en vigor por el Plazo de Vigencia a menos que el Cliente lo finalice de conformidad con lo dispuesto en esta Cláusula. Para la modalidad de Suscripción por Adelantado, la terminación solo terminará el derecho del Cliente a renovar Suscripciones en virtud de un Pedido existente o a realizar nuevos Pedidos adicionales en virtud de este Contrato. La terminación no afectará a ninguna Suscripción que no se termine de otro modo y este contrato seguirá en vigor para dicha Suscripción por el resto del Plazo de Vigencia. Para la modalidad de Suscripción de Pago por Uso, la terminación finalizará el derecho del Cliente a utilizar los Servicios.

5.2 Terminación de una Suscripción
El Cliente podrá dar por terminado una Suscripción en cualquier momento durante el Plazo de Vigencia. Una vez ejecutada el derecho de terminación, dicha terminación entrará en vigor al final del ciclo mensual de la Suscripción durante el cual termina la Suscripción y el Cliente deberá pagar por el plazo anterior a la fecha de entrada en vigor de la terminación. Concretamente para las Suscripciones por Adelantado y en función de su Plazo de Vigencia, se aplicará lo siguiente: (i) para Suscripciones por un plazo de un mes se podrá terminar en cualquier momento sin costo; y (ii) para Suscripciones por un plazo de un año, si la terminación se realiza dentro del primer mes del Plazo de Vigencia entonces el Cliente pagará al Proveedor una cantidad correspondiente a los treinta (30) días iniciales de las Suscripción. Y si la terminación se realizase en cualquier momento diferente al anterior y dentro del Plazo de Vigencia, entonces el Cliente pagará al Proveedor una cantidad correspondiente a un porcentaje determinado sobre el valor de la Suscripción de acuerdo a la siguiente tabla:

6. CONFIDENCIALIDAD

El Cliente (y en su caso cada uno de los Usuarios) declara y acepta que tratará todo lo relacionado con los Servicios, incluido el diseño y la ejecución de los Servicios a los que puede tener acceso solamente mediante acceso protegido con contraseña, así toda documentación o material relacionado con los Servicios y proporcionado por el Proveedor o cualquier tercero autorizado por este, como confidenciales y no los revelará a ningún tercero a menos medie autorización previa, por escrito y expresa por parte del Proveedor.

7. GARANTÍAS

7.1 Garantía limitada
El Proveedor garantiza los Servicios de acuerdo a lo estipulado en el SLA.

7.2 Plazo de la garantía limitada
La garantía limitada corresponderá al término del Plazo de Vigencia.

7.3 Exclusiones a la garantía limitada
Esta garantía limitada está sujeta a las siguientes limitaciones: (i) en cualquier caso y siempre que la ley aplicable así lo prescriba la garantía limitada no podrá exceder del plazo de un (1) año contado desde el inicio de la garantía limitada; (ii) la garantía limitada no cubre problemas ocasionados por accidente, abuso o uso de los Servicios de una manera contraria al presente Contrato o a las AUPs, u originados por eventos más allá del control razonable que pueda tener el Proveedor; (iii) la garantía limitada no se aplica a problemas ocasionados por el incumplimiento por parte del Cliente de los requisitos mínimos del sistema; y (iv) la garantía limitada no se aplica a Servicios gratuitos, de prueba, versiones preliminares o Servicios beta.

7.4 Alcance de la garantía limitada
En caso que el Proveedor no cumpliese con la garantía limitada aquí estipulada, y siempre que el Cliente lo notificase en tal sentido al Proveedor entonces y siempre y cuando sea dentro del Plazo de Vigencia de la garantía limitada, el Proveedor proporcionará los recursos identificados en el SLA. En cualquier caso, los anteriores son los únicos recursos de los que dispone el Cliente por incumplimiento de la garantía limitada, a no ser que la legislación aplicable exija que se proporcionen otros.

7.5 Exclusión de Otras Garantías
Aparte de esta garantía limitada, el Proveedor no proporciona ninguna otra garantía o condición expresa o implícita, de tal forma que se excluye toda manifestación, garantía o condición implícita, incluidas las garantías de comerciabilidad, idoneidad para un propósito específico, calidad satisfactoria, titularidad o ausencia de infracción. Estas exclusiones de responsabilidad se aplicarán salvo que la ley aplicable no las permita.

8. DEFENSA FRENTA A UNA RECLAMACIÓN POR INFRACCIÓN DE DERECHOS, VIOLACIÓN DE SECRETOS EMPRESARIALES Y RECLAMACIONES DE TERCEROS

8.1 Acuerdo de protección del Proveedor
El Proveedor acepta defender al Cliente frente a cualquier reclamación presentada por un tercero que no es Filial, cuando en la reclamación se indique que los Servicios infringen marca de ese tercero o que realiza un uso ilícito de secretos empresariales del tercero por parte del Cliente. Así mismo el Proveedor se obliga a pagar el importe que establezca una eventual sentencia adversa que se dicte con carácter firme y definitivo (o que se establezca en un acuerdo transaccional al que el Proveedor preste su consentimiento). Esta Cláusula recoge el único recurso del Cliente frente a estas reclamaciones.

8.2 Limitaciones en la obligación de defensa
Las obligaciones del Proveedor recogidas en el numeral anterior no se aplicarán si la reclamación o el fallo se basa en:

(i) Datos de Cliente, software que no es del Proveedor, modificaciones que hace el Cliente a los Servicios o materiales que se proporcionan o se ponen a disposición por parte del Cliente como parte del uso de los Servicios.
(ii) la combinación de Servicios con servicios que no son de propiedad del Proveedor, datos o proceso de negocio que no son del Proveedor; o los daños atribuibles al valor del uso de un servicio, datos o proceso de negocio que no son de propiedad del Proveedor;
(iii) la redistribución que el Cliente realice de los Servicios a terceros que no son Filiales o Usuarios, o su uso en beneficio de los mismos;
(iv) el uso que el Cliente haga de cualquier marca del Proveedor sin su expreso consentimiento por escrito; o su uso de los Servicios después de que el Proveedor le notifique al Cliente que debe interrumpir el uso de éste debido a una reclamación de un tercero.

En estos casos, el Cliente reembolsará al Proveedor cualesquiera costos o daños que se deriven de las acciones antes mencionadas.

8.3 Acuerdo de protección del Cliente
El Cliente defenderá al Proveedor y sus Filiales frente a todas las reclamaciones presentadas por un tercero que no es Filial: (i) en el sentido que los Datos de Cliente o software que no es de propiedad del Proveedor y que éste no proporciona junto a los Servicios que utiliza el Cliente infringen los derechos de patente, de propiedad intelectual o de marca del tercero o hacen uso ilícito deliberado de Secretos Empresariales del Proveedor; o (ii) en relación con el uso que haga el Cliente de los Servicios y que infrinja este Contrato. El Cliente deberá pagar el importe que establezca una eventual sentencia adversa que se dicte con carácter firme y definitivo (o que se establezca en un acuerdo transaccional al que el Cliente preste su consentimiento). Esta Cláusula recoge el único recurso del Proveedor frente a estas reclamaciones.

8.4 Derechos y recursos en caso de posible infracción de derechos o violación de secretos empresariales
8.4.1 Servicios del Proveedor
En caso que el Proveedor estime razonablemente que un Servicio puede infringir o violar los derechos de propiedad intelectual e industrial de un tercero, entonces el Proveedor intentará: (i) obtener para el Cliente el derecho de continuar utilizando los Servicios; o (ii) modificarlo o sustituirlo por una funcionalidad equivalente, de modo que deje de incurrir en la infracción y el Proveedor le notificará al Cliente que interrumpa el uso de la versión anterior de los Servicios. Si las opciones anteriores no son comercialmente razonables para el Cliente, entonces el Proveedor podrá dar por terminado los derechos de uso de los Servicios, dando notificación por escrito al Cliente y reembolsándole los importes que el Cliente pagó por adelantado por los Servicios no utilizados.

8.4.2 Datos del Cliente o uso de Software que no es de propiedad del Proveedor con los Servicios
En caso que cualquier tercero que no es Filial declara que los Datos de Cliente o software que no es de propiedad del Proveedor utilizado con los Servicios viola los derechos de propiedad intelectual e industrial de dicho tercero, entonces el Proveedor podrá solicitar al Cliente que retire el elemento presuntamente infractor. Si dicha solicitud no fuese atendida por el Cliente dentro de un plazo razonable, entonces el Proveedor podrá suspender o terminar la prestación de los Servicios con los que se relacionan los Datos del Cliente o el software del Proveedor.

8.5 Obligaciones de la parte protegida
El Cliente deberá notificar al Proveedor inmediatamente y por escrito de cualquier reclamación sujeto al apartado titulado “Acuerdo de Protección del Proveedor” y el Proveedor deberá notificarle al Cliente inmediatamente y por escrito de una reclamación sujeto al apartado titulado “Acuerdo de protección del Cliente”. La Parte que invoque este derecho a protección debe: (i) entregar a la otra parte el control exclusivo de la defensa o acuerdo transaccional; y (ii) proporcionar asistencia razonable en la defensa de la reclamación. La Parte que proporcione la protección reembolsará a la otra parte los gastos razonables en que incurra al proporcionar dicha asistencia.

9. LIMITACION DE RESPONSABILIDAD

9.1 Limitación de responsabilidad
Cualquier responsabilidad de las Partes, incluida sus Filiales así como la de los Usuarios la cual estará en cabeza del Cliente, derivadas del presente Contrato se verá limitada hasta la culpa leve y sobre daños directos exclusivamente. Así mismo la cuantía de dicha responsabilidad solo podrá ascender hasta el importe que el Cliente debió pagar por los Servicios de los que derivó esa responsabilidad durante los doce (12) meses anteriores. En el caso de Servicios gratuitos o de prueba, el Proveedor y sus Filiales no responderán por daño alguno a menos que se demuestre daño o culpa grave y limitado a la cuantía establecida anteriormente. Sin embargo, estas limitaciones monetarias no se aplicarán a: (i) las obligaciones de las Partes derivadas de lo previsto en la Cláusula “Defensa frente a una reclamación por infracción de derechos, violación de secretos empresariales y reclamaciones de terceros”; (ii) las responsabilidades que surjan de un incumplimiento de cualquiera de las Partes de sus obligaciones en virtud de la sección titulada “Confidencialidad”, salvo que la responsabilidad del Proveedor y/o de sus Filiales y contratistas que surjan o se relacionen con los Datos de Cliente se limitarán en todos los casos al importe que el Cliente pagó por los Servicios que ocasionó esa responsabilidad durante los doce (12) meses anteriores; y (iii) la infracción, por cualquiera de las Partes, de los derechos de propiedad intelectual e industrial de la otra parte. Todo lo anterior sujeto a lo estipulado en la ley aplicable correspondiente a cada caso.

9.2 Exclusión de Determinados Daños
En la medida en que lo permita la ley aplicable, y sin importar el fundamento jurídico de la reclamación, ninguna de las Partes ni ninguna de sus Filiales o Usuarios, será responsable de daños indirectos, consecuenciales, especiales o incidentales o daños por lucro cesante o pérdida de ingresos, interrupción de actividades o pérdida de información empresarial que surjan en relación con el presente Contrato, incluso si se notificó sobre la posibilidad de que se produjeran dichos daños o si dicha posibilidad era razonablemente previsible. Sin embargo, esta exclusión no se aplica a la responsabilidad de cualquiera de las Partes ante la otra por incumplimiento de sus obligaciones de confidencialidad (salvo en la medida que dicha infracción esté relacionada con los Datos de Cliente) o los derechos de propiedad intelectual e industrial de la otra Parte o las respectivas obligaciones de las Partes estipuladas en la Cláusula titulada “Defensa frente a una reclamación por infracción de derechos, violación de secretos empresariales y reclamaciones de terceros”.

10. NOTIFICACIONES

Las Partes deberán remitirse toda notificación, las autorización, comunicación y solicitud en relación con el presente Contrato por correo ordinario o certificado, correo expreso o fax a las direcciones que se indican a continuación. Las notificaciones se considerarán enviadas en la fecha que aparezca en el acuse de recibo o en la confirmación de entrega de paquete o fax. En cualquier caso las notificaciones realizadas vía mensaje electrónico tendrán la misma validez que aquellas realizadas en formato físico.

Datos de contacto del Cliente: serán aquellos indicados en el Formato

Datos de contacto Proveedor:
Dirección: Carrera 7 74-56 Of. 808 Bogotá, Colombia
Teléfono: (+57) 1-7470577
Email: [email protected]

11. INDEPENDENCIA DE LAS PARTES

Las Partes declaran y aceptan que son partes independientes y contratistas independientes para todos los fines relativos a este Contrato; así como que entre las Partes no se establece ningún tipo de relación de agencia, franquicia, fiduciaria o vínculo laboral alguno o cualquier otro de naturaleza análoga.

12. SIN TERCEROS BENEFICIARIOS

Este Contrato no crea ningún derecho de terceros beneficiarios en cualquier persona o entidad que no sea Parte de este Contrato.

13. CESIÓN

El Cliente no podrá ceder el presente Contrato a menos que medie consentimiento expreso, previo y por escrito emitido por el Proveedor. El Proveedor podrá ceder el presente Contrato a sus Filiales u otros terceros previa notificación al Cliente.

14. SUPERVIVENCIA

Si un tribunal declarase ilegal, no válida o inexigible cualquier Cláusula o disposición de este Contrato, el resto del Contrato seguirá en vigor y el presente Contrato se modificará para que la disposición eliminada tenga eficacia en la máxima medida posible.

15. RENUNCIA

La renuncia ante cualquier incumplimiento de este Contrato no constituye una renuncia en caso de cualquier otro incumplimiento. Cualquier renuncia debe constar por escrito y estar firmada por un representante autorizado de la Parte que la realizará.

16. LEY APLICABLE

Este Contrato se rige por las leyes aplicables de la República de Colombia a excepción de estipulación en contrario y recogida en este Contrato. Los Servicios están protegidos por leyes y tratados internacionales en materia de propiedad intelectual e industrial.

17. RESOLUCION DE CONFLICTOS

Toda acción para exigir el cumplimiento de este contrato deberá presentarse en la República de Colombia en la ciudad de Bogotá. Esta elección de jurisdicción no impedirá que cualquiera de las Partes solicite, en cualquier jurisdicción pertinente, la adopción de medidas cautelares en relación con una infracción de derechos de propiedad intelectual e industrial o un incumplimiento de obligaciones de confidencialidad.

18. ACUERDO COMPLETO

El presente Contrato constituye el contrato completo con respecto a su objeto y sustituye cualquier comunicación anterior surtida entre las Partes al mismo.

19. SUBSISTENCIA

Las disposiciones sobre derechos de propiedad y licencia, precios, AUPs, restricciones de uso, transmisión de licencias, garantías, restricciones en materia de exportación, defensa frente a reclamaciones por infracción de derechos y violación de secretos empresariales, obligaciones del Proveedor y del Cliente de protegerse mutuamente, limitaciones de responsabilidad, confidencialidad, verificación del cumplimiento, obligaciones por terminación o expiración y las demás disposiciones subsistirán a la terminación o expiración del presente contrato por un plazo de dos (2) años contados desde el momento de la terminación o expiración de este Contrato.

20. NO TRANSMISION DE PROPIEDAD

En ningún caso y bajo ninguna circunstancia, el Proveedor transmite derecho de propiedad alguno sobre ninguno de los Servicios al Cliente o cualquier otro tercero. El Proveedor se reserva todos los derechos, incluidos sin limitación los derechos de licencia, que no se conceden específicamente en el presente Contrato. Los Servicios se encuentran protegidos por los derechos de autor y por otras leyes y tratados internacionales en materia de propiedad intelectual e industrial y normas relativas a secreto comercial.

21. FUERZA MAYOR

Ninguna de las Partes será responsable de errores de rendimiento por causas más allá del control razonable de las Partes (como incendios, explosiones, apagones eléctricos, terremotos, inundaciones, tormentas, huelgas, embargos, conflictos laborales, actos de autoridad civil o militar, guerras, terrorismo (incluyendo el terrorismo informático), fenómenos naturales, actos u omisiones de operadores de tráfico de Internet, acciones u omisiones de cuerpos gubernamentales o normativos (incluyendo la aprobación de normativas u otros actos del gobierno que afecten a la prestación de los Servicios)). No obstante, esta Cláusula no se aplicará a sus obligaciones de pago en virtud de este Contrato.

22. ACTUALIZACIONES DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DEL CONTRATO

El Proveedor podrá actualizar los términos y condiciones de todo o parte del Contrato en cualquier momento. Los cambios en los términos y condiciones de todo o parte del Contrato que se presenten con ocasión de actualizaciones o complementos a los Servicios, cuya realización sea requisito legal o que no afecten sustancialmente el uso de los Servicios serán de aplicación inmediata. Para cualquier otro cambio, el uso que haga el Cliente, sus Filiales y los Usuarios de los Servicios se regirá por el presente Contrato sin incluir las nuevas actualizaciones durante el Plazo de Vigencia. Cuando el Contrato se renueve por plazos adicionales, entonces en ese momento entrarán a regir el presente Contrato los términos y condiciones del Contrato que estén vigentes en dicho momento. En cualquier caso, el Proveedor notificará al Cliente cualquier actualización (de los Servicios y de este Contrato), que vaya a realizar con al menos diez (10) días calendario antes de la entrada en vigor de éstas. Se entenderá que el Cliente acepta las actualizaciones de los términos y condiciones de este Contrato con el mero hecho de continuar con la utilización de los Servicios y después de publicados en la página web del Proveedor los cambios aquí mencionados o después de enviada la notificación por correo electrónico informando del cambio correspondiente.

B. Políticas de Uso Aceptable (“AUPs”)

Las presentes AUPs forman parte integral del Contrato junto con los otros documentos que lo conforman. El objetivo de las AUPs es regular el uso de los Servicios por parte del Cliente a través de Licencias que concede el Proveedor al Cliente y otras cuestiones relevantes.

1. DEFINICIONES

Los términos aquí definidos y utilizados en estas AUPs tendrán el significado que aquí se les asigna tanto en su sentido singular como plural, el resto de términos definidos tendrán el significado detallado en el resto de documentos que conforman el Contrato.
Datos de Cliente significa todos los datos, incluidos todos los archivos de texto, sonido o imágenes y software o cualquier otro tipo de archivo o link que el Cliente, sus Filiales o los Clientes proporciona o que proporcionó en su nombre al Proveedor mediante el uso de los Servicios.
Clientes Externos significa los Clientes que no son empleados del Cliente o los empleados de sus Filiales o sus contratistas o representantes in situ o los de sus Filiales.
Licencia significa lo indicado en la Cláusula 2.2 de los Términos y Condiciones Generales.
Servidor significa un sistema de hardware físico donde se ejecuta el software y se almacenan los Datos de Cliente y al cual los Clientes se conectan para acceder a los Servicios.

2. DERECHOS QUE OTORGA LA LICENCIA

Mediante la debida suscripción del Contrato por parte del Cliente, éste podrá tener acceso y utilizar los Servicios de acuerdo a lo recogido en estas AUPs.
2.1 Actualizaciones de los términos y condiciones de la Licencia
El Proveedor podrá actualizar los términos y condiciones de la Licencia en cualquier momento. Los cambios en los términos y condiciones de la Licencia que se presenten con ocasión de actualizaciones o complementos a los Servicios, cuya realización sea requisito legal o que no afecten sustancialmente el uso de los Servicios serán de aplicación inmediata. Para cualquier otro cambio, el uso que haga el Cliente, sus Filiales y los Usuarios de los Servicios se regirá por las presentes AUPs sin incluir las nuevas actualizaciones durante el Plazo de Vigencia. Cuando el Contrato se renueve por plazos adicionales, entonces en ese momento entrarán a regir el presente Contrato los términos y condiciones de la Licencia que estén vigentes en dicho momento. En cualquier caso, el Proveedor notificará al Cliente cualquier actualización (de los Servicios y de este Contrato), que vaya a realizar con al menos diez (10) días calendario antes de la entrada en vigor de éstas. Se entenderá que el Cliente acepta las actualizaciones de los términos y condiciones de la Licencia con el mero hecho de continuar con la utilización de los Servicios y después de publicados en la página web del Proveedor los cambios aquí mencionados o después de enviada la notificación por correo electrónico informando del cambio correspondiente.
2.2 Actualizaciones de los Servicios
El Proveedor podrá modificar las funcionalidades o características o actualizar los Servicios en cualquier momento. Después de una actualización, es posible que algunas funcionalidades o características anteriormente disponibles cambien o dejen de estar disponibles. En caso que después de una actualización de los Servicios, algunas de sus características o funcionalidades que estuvieren siendo utilizadas por el Cliente ya no estuviesen disponibles o fuesen modificadas sustancialmente, entonces el Cliente tendrá derecho a rescindir el presente Contrato y cesar en el uso de los Servicios, sin que aplique la penalidad recogida en la Cláusula 5.2 de los Términos y Condiciones Generales y siempre y cuando ejerza este derecho dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha en que se realizó la actualización.

3. SUSPENSIÓN DE LOS SERVICIOS

El Proveedor podrá suspender los Servicios total o parcialmente si: (i) el Proveedor considera que el uso que el Cliente, sus Filiales y/o los Usuarios realizan de los Servicios supone una amenaza directa o indirecta a la integridad del Proveedor, función de red o el uso de cualquier persona de los Servicios; (ii) si resulta razonablemente necesario para prevenir el acceso no autorizado a Datos de Cliente; (iii) en la medida que sea necesario para el cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables ; y (iv) si el Cliente, sus Filiales y los Usuarios no dan cumplimiento a la sección de Usos Aceptables de los Servicios recogida más adelante o incumple las obligaciones recogidas en otras partes de este Contrato.
3.1 Términos y alcance de la suspensión
Cualquier suspensión de los Servicios conforme a lo aquí establecido se aplicará a la parte mínima necesaria de los Servicios y su término de duración será aquel que sea razonablemente necesario para abordar y en su caso solucionar los problemas que originaron la suspensión.
3.2 Notificación de suspensión
El Proveedor notificará al Cliente de modo previo con al menos cinco (5) días calendario de antelación a la fecha de la futura suspensión de los Servicios, excepto cuando el Proveedor crea razonablemente que se requiere una suspensión inmediata. Para el caso de falta de pago de los Servicios el plazo será al menos diez (10) días calendario.
3.3 Derecho unilateral de terminación del Contrato
Si en el plazo de treinta (30) días calendario el Cliente no solucionase los motivos que originaron la suspensión de los Servicios, entonces el Proveedor podrá dar por terminado el Contrato y reservarse el derecho de eliminar los Datos de Cliente de acuerdo a lo estipulado en este Contrato, así como a aplicar la penalidad recogida en la Cláusula 5.2 de los Términos y Condiciones Generales.

4. EXPIRACION DEL PLAZO DE VIGENCIA O RESOLUCION DEL CONTRATO

Tras la expiración o la resolución del Contrato y por un plazo de quince (15) días calendario, el Cliente podrá ponerse en contacto con el Proveedor, el cual le informará sobre el procedimiento para deshabilitar su cuenta y eliminar los Datos de Cliente. Después de la expiración del periodo de retención, el Proveedor procederá a deshabilitar la cuenta del Cliente y de los Usuarios y eliminará los Datos de Cliente. Las copias almacenadas en caché o que tengan copia de seguridad se depurarán dentro de los treinta (30) días calendario a partir del final del periodo de retención.

5. AUSENCIA DE RESPONSABILIDAD POR LA ELIMINACION DE DATOS DE CLIENTE

El Cliente acepta de modo expreso que salvo por lo descrito en estas AUPs, el Proveedor no tiene ni tendrá obligación alguna de conservar, exportar o devolver al Cliente Datos de Cliente, más allá de la fecha de retención de los Datos de Cliente aquí descritos. Igualmente, el Cliente está de acuerdo en que la eliminación de los Datos de Cliente, conforme a lo aquí establecido, no conlleva ni conllevará ningún tipo de responsabilidad para con el Proveedor.

6. DISPONIBILIDAD DE LOS SERVICIOS

La disponibilidad de los Servicios y algunas de sus funcionalidades podrán variar según la zona geográfica desde la cual el Cliente acceda a los mismos, sujeto siempre a lo establecido por el Proveedor al respecto en la página web https://sevenminds.wpengine.com/pages/terminos-condiciones-servicio.html

7. RESPONSABILIDAD DEL CLIENTE RESPECTO DE SUS CUENTAS DE CLIENTE

El Cliente será el único responsable de todas las actividades en relación con sus cuentas de servicio, la de los Usuarios y Filiales a los que provea y de las interacciones con terceros que tengan lugar a través de sus cuentas o de sus cuentas asociadas. El Cliente es también responsable de mantener la confidencialidad de todas las credenciales de autenticación no públicas asociadas con sus cuentas de Servicios. En cualquier caso, es obligación del Cliente el informar al Proveedor de modo inmediato sobre cualquier uso indebido de sus cuentas o credenciales de autenticación, o sobre cualquier Incidente de Seguridad relacionado con los Servicios.

8. SOFTWARE, CONTENIDO Y SERVICIOS DE TERCEROS

8.1 Software, contenido y servicios de terceros aportados por el Cliente
El Cliente, sus Filiales y los Usuarios podrán utilizar software, contenido o servicios de terceros para acceder a los Servicios. En este caso, el Proveedor no será responsable de ningún contenido, software o servicios de terceros al que pueda tener acceso directa o indirectamente mediante los Servicios. El Cliente será el único responsable de sus tratos con terceros relacionados con los Servicios. En el caso de software de terceros y que sea propiedad de los mismos, la licencia de dicho software se regirá por los términos y condiciones separados y propios de dicho software
En este caso, los Servicios podrán presentar fallas y el Proveedor no garantiza que los Servicios estén libres de errores o que funcionen sin interrupciones.
8.2 Software y servicios de terceros aportados por el Proveedor
El Proveedor podrá utilizar software y servicios que no sean propiedad del Proveedor para una mejor prestación de los Servicios y cuyo uso se regirá por los términos y condiciones pactados entre el Proveedor y el tercero, y los cuales serán independientes de aquellos vigentes entre el Cliente y el Proveedor. Sin embargo, el Proveedor no asume ninguna responsabilidad por el software o servicio que no es de su propiedad frente al Cliente. En cualquier caso, el Proveedor realizará sus mejores esfuerzos comerciales para que el software y servicios de terceros que este contrate funcionen correctamente.

9. DERECHOS ADQUIRIDOS

El Cliente defenderá al Proveedor contra cualquier reclamación que surja a causa de algún aspecto de la relación contractual presente o anterior entre el Cliente y cualquiera de sus empleados o contratistas actuales o anteriores, o conforme cualquier contrato colectivo o cualquier ley aplicable, lo que incluye, entre otros, reclamaciones por terminación injustificada, incumplimiento expreso o implícito de los contratos de trabajo, o pagos de beneficios o salarios, costos de despidos injustificados, o costos de despidos. En este caso el Cliente deberá pagar la cantidad resultante de cualquier sentencia adversa que se dicte con carácter firme y definitivo (o acuerdo transaccional que apruebe). Esta sección describe el único recurso del Proveedor para este tipo de reclamaciones, debiendo el Proveedor en estos casos notificarle al Cliente y por escrito sobre cualquier reclamación sujeta a esta sección. Frente a una reclamación de este tipo el Proveedor deberá: (i) dar el control absoluto sobre la defensa o el acuerdo transaccional de dicha reclamación al Cliente; y (ii) brindar asistencia razonable al Cliente en la defensa de la reclamación. En todo caso el Cliente reembolsará al Proveedor los gastos razonables en concepto de dicha asistencia.

10. USOS ACEPTABLES DE LOS SERVICIOS

Los Servicios no podrán ser utilizados tanto por el Cliente o sus empleados o contratistas de las siguientes formas: (i) en una forma prohibida por ley, reglamento, orden gubernamental o decreto; (ii) para infringir los derechos de otros para utilizar los Servicios con el fin de intentar, por cualquier medio, acceder de manera no autorizada o interrumpir cualquier servicio, dato, cuenta o red; (iii) para falsificar cualquier protocolo o información de encabezado de correo electrónico (“suplantación de identidad” y otros de naturaleza análoga); (iv) para enviar correo no deseado o distribuir un software malintencionado; (v) en una forma que pudiera causar daños u obstaculizar el uso de los Servicios a otros Clientes; o para cualquier uso de alto riesgo (donde un error o una falla en los Servicios pueda causar la muerte o una lesión física grave de una persona, o daños físicos o ambientales serios); y (vi) en general para llevar a cabo actividades consideradas como delito de cualquier índole o naturaleza.
10.1 Cambios en el uso de los Servicios por mandato legal o regulatorio
El Proveedor podrá modificar o concluir los Servicios en cualquier país donde exista alguna exigencia u obligación gubernamental, presente o futura, que someta al Proveedor a cualquier regulación o exigencia que generalmente no sea aplicable a las actividades comerciales desempeñadas en ese país, presente una carga excesiva para que el Proveedor continúe operando los Servicios sin modificación y/o haga que el Proveedor considere que estos términos o los Servicios son incompatibles con dicha exigencia u obligación.

11. NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS

El Proveedor realizará cualquier notificación al Cliente por correo electrónico a la dirección indicada por el Cliente en este Contrato. La fecha de las notificaciones que se realicen por correo electrónico será la de su transmisión.

12. GARANTIA LIMITADA

Como adición a lo ya indicado sobre garantías limitadas en otra parte del presente Contrato, la garantía limitada no será de aplicación a los tiempos de inactividad u otras interrupciones del acceso a los Servicios, ni a cualquier otra medida del rendimiento recogida en el SLA. Si el Proveedor ha suscrito con el Cliente otros términos y condiciones adicionales a los Servicios, entonces esos términos sustituyen las limitaciones disponibles en este apartado.

13. CUMPLIMIENTO CON LAS LEYES Y REGULACIONES

El Proveedor cumplirá con todas las leyes y regulaciones aplicables a esta disposición de los Servicios, pero sin incluir las leyes y reglamentos aplicables al Cliente o su sector que no se apliquen generalmente a los proveedores de servicios de tecnología de la información. El Cliente cumplirá todas y cada una de las leyes y regulaciones aplicables a sus Datos de Cliente y a su uso de los Servicios, incluidas las leyes y reglamentos aplicables al Cliente o a su sector.

14. DOCUMENTACIÓN

Toda persona que tenga acceso válido a un equipo o red interna del Cliente podrá copiar y utilizar la documentación de los Servicios para propósitos de referencia interna. Tras la cancelación o terminación de los Servicios o del Contrato, dicha documentación deberá ser destruida o devuelta al Proveedor a elección de éste.

15. ACTIVACION DE LOS SERVICIOS

Los Servicios se deberán activar para poder acceder a los mismos. Para la activación de los Servicios el Cliente deberá: (i) completar el Formato de Vinculación, indicando los Clientes que tendrán acceso a los servicios, sus correos electrónicos y demás información adicional indicada en dicho documento: y/o (ii) seguir las instrucciones que le indique el Proveedor para activar los servicios.
El Cliente será responsable del uso de las claves que se le hayan asignado y de la activación de los productos, no debiendo revelar las claves a terceros.

C. Política de Tratamiento de Datos Personales

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es de obligatorio cumplimiento para SEVEN MINDS SAS y aplica a todos los datos personales que la compañía trate en desarrollo de su objeto social como proveedor de plataforma SaaS, con independencia del país donde se encuentre el titular de los datos o el cliente. Su redacción está basada en el estándar del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea, que por ser el más exigente del mundo, garantiza el cumplimiento simultáneo de las legislaciones aplicables en Colombia (Ley 1581/2012), México (LFPDPPP 2025), Brasil (LGPD), Chile (Ley 21.719), Perú (Ley 29733) y Argentina (Ley 25.326), así como de las principales leyes estatales de los Estados Unidos de América (incluyendo la CCPA/CPRA de California) y demás legislaciones aplicables en Ecuador, República Dominicana, Uruguay, Costa Rica, Panamá, Paraguay, Guatemala, Honduras, El Salvador, Bolivia y Venezuela.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y OFICIAL DE PRIVACIDAD

SEVEN MINDS SAS, identificada con NIT 900.171.135-3, con domicilio en Colom
bia, es la empresa responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de sus canales digitales, sitio web y plataforma tecnológica.

El Oficial de Privacidad y Protección de Datos Personales, designado mediante Resolución Interna RI-PDP-001-2026, es:

“Nombre: ” Alberto Londoño Martínez
“Cargo: ” Representante Legal y Oficial de Privacidad
“Empresa: ” Seven Minds SAS
“Correo Electrónico: ” [email protected]
“Sitio Web: ” www.sevenminds.com

Para ejercer sus derechos como titular de datos personales o para presentar consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con el tratamiento de sus datos, puede comunicarse directamente con el Oficial de Privacidad a través del correo electrónico indicado.

2. MARCO NORMATIVO APLICABLE

La presente Política se rige por las siguientes normas, según el país donde se encuentre el titular de los datos o el cliente de Seven Minds SAS:

● Ley 1581 de 2012 — Régimen General de Protección de Datos Personales en Colombia.
● Decreto 1377 de 2013 — Reglamentario de la Ley 1581 de 2012 (compilado en el Decreto 1074 de 2015).
● Decreto 1074 de 2015 — Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
● Circular Externa N° 001 de 2025 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
● Ley 1266 de 2008 — Hábeas Data Financiero (Colombia).
● Reglamento (UE) 2016/679 — GDPR (Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea) — Aplicable a clientes y titulares ubicados en la Unión Europea y el Espacio Económico Europeo.
● Lei N° 13.709/2018 — LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) de Brasil — Aplicable a titulares ubicados en Brasil.
● Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP 2025) de México — Aplicable a titulares ubicados en México.
● Ley 21.719 de Chile — Aplicable a titulares ubicados en Chile. Entra en plena vigencia el 1 de diciembre de 2026.
● Ley N° 29.733 y su nuevo Reglamento (DS 016-2024-JUS) de Perú — Aplicable a titulares ubicados en Perú. Vigente desde marzo 2025.
● Ley N° 25.326 de Argentina — Aplicable a titulares ubicados en Argentina.
● California Consumer Privacy Act / California Privacy Rights Act (CCPA/CPRA) — Aplicable cuando el titular de los datos es residente del estado de California, EE.UU. Nuevas regulaciones en vigor desde enero de 2026 que incluyen auditorías de ciberseguridad y evaluaciones de riesgo.
● Leyes estatales adicionales de EE.UU. — Al menos 20 estados de EE.UU. cuentan con leyes propias de protección de datos personales. Seven Minds SAS cumple con los requisitos comunes de estas leyes a través del estándar GDPR adoptado en esta Política, que es más exigente que la mayoría de legislaciones estatales estadounidenses.
● Federal Trade Commission Act (FTC Act) — La Comisión Federal de Comercio (FTC) de EE.UU. tiene jurisdicción amplia sobre prácticas comerciales desleales o engañosas, incluyendo el manejo inadecuado de datos personales.
● Ley Orgánica de Protección de Datos Personales de Ecuador (2021) y su Reglamento General (2023) — Aplicable a titulares ubicados en Ecuador.
● Ley Orgánica 172-13 de República Dominicana — Aplicable a titulares ubicados en República Dominicana.
● Ley 18.331 de Uruguay (2008) — Una de las legislaciones más maduras de la región. Aplicable a titulares ubicados en Uruguay.
● Ley 8968 de Costa Rica — Aplicable a titulares ubicados en Costa Rica.
● Ley 81 de 2019 de Panamá — Aplicable a titulares ubicados en Panamá.
● Guatemala, Honduras, El Salvador, Bolivia, Paraguay y Venezuela — Estos países no cuentan aún con una ley específica y completa de protección de datos personales. Sin embargo, sus constituciones nacionales establecen el derecho de habeas data y la protección de la privacidad. Para los titulares ubicados en estos países, Seven Minds SAS aplica el estándar GDPR como máximo referente internacional, que garantiza un nivel de protección superior a cualquier disposición constitucional o sectorial vigente en dichos territorios.
• Ley 1273 de 2009 — Delitos Informáticos.

3. DEFINICIONES

“Dato personal: ” Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

“Dato sensible: ” Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como datos de salud, orientación sexual, origen racial, convicciones políticas o religiosas.
“Titular: ” Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
“Responsable del tratamiento: ” Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos. En el contexto de la plataforma SaaS, es el Cliente de Seven Minds SAS.
“Encargado del tratamiento: ” Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable. Seven Minds SAS actúa en esta calidad respecto de los datos de sus clientes.
“Tratamiento: ” Cualquier operación sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
“Autorización: ” Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento.
“Aviso de privacidad: ” Comunicación verbal o escrita al titular sobre la existencia de la política de tratamiento.
“SIC: ” Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad de control y vigilancia en materia de protección de datos personales en Colombia.

4. ROL DE SEVEN MINDS SAS EN EL TRATAMIENTO DE DATOS

Seven Minds SAS opera una plataforma SaaS para la captura y gestión de datos en campo. En el desarrollo de esta actividad, la compañía puede actuar en dos calidades distintas:

“4.1 Como Encargado del Tratamiento — Rol principal y permanente”

Este es el rol principal, permanente y característico de Seven Minds SAS. Respecto de todos los datos personales que sus clientes almacenan y tratan a través de la plataforma, Seven Minds SAS actúa única y exclusivamente como Encargado del Tratamiento, conforme al literal d) del artículo 3° de la Ley 1581 de 2012. En esta calidad, Seven Minds SAS trata los datos por cuenta e instrucción de sus clientes como Responsables del Tratamiento, sin determinar en ningún momento los fines ni los medios del tratamiento. Seven Minds SAS no tiene relación jurídica directa con los titulares de los datos almacenados en la plataforma, pues esa relación corresponde exclusivamente al cliente como Responsable.

La plataforma opera con campos de almacenamiento genéricos — texto, numérico, fecha, hora, imagen, entre otros — sin denominación predefinida. Son los clientes quienes definen qué información capturar, con qué denominación y para qué finalidad. Seven Minds SAS no accede al contenido semántico de los datos ni los utiliza para fines propios.

4.2 Como Responsable del Tratamiento — Únicamente para datos operativos propios

De forma excepcional y en un ámbito muy reducido, Seven Minds SAS actúa como Responsable del Tratamiento únicamente respecto de los datos personales que recopila directamente para sus propios fines operativos y comerciales, conforme al literal e) del artículo 3° de la Ley 1581 de 2012. Este rol se limita estrictamente a los datos de sus propios contactos comerciales y prospectos que solicitan información o demos, los datos de sus empleados y contratistas en el marco de la relación laboral, y los datos de navegación de usuarios del sitio web www.sevenminds.com. Este rol no aplica en ningún caso a los datos personales almacenados por los clientes de Seven Minds SAS en la plataforma SaaS, respecto de los cuales Seven Minds SAS es siempre y exclusivamente Encargado del Tratamiento.

5. DATOS PERSONALES QUE TRATA SEVEN MINDS SAS COMO RESPONSABLE

En su calidad de Responsable del Tratamiento, Seven Minds SAS puede tratar los siguientes tipos de datos personales de sus contactos comerciales, prospectos y usuarios del sitio web:

• Datos de identificación: nombre, apellidos, número de documento de identidad.
• Datos de contacto: correo electrónico, teléfono, ciudad.
• Datos laborales: empresa, cargo, área.
• Datos de navegación: dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas en el sitio web (mediante cookies).
• Información proporcionada voluntariamente a través de formularios de contacto o solicitudes de demo.

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales tratados por Seven Minds SAS como Responsable serán utilizados para las siguientes finalidades:

• Atender solicitudes de información, demos y cotizaciones de la plataforma.
• Gestionar la relación comercial con clientes y prospectos.
• Enviar comunicaciones sobre actualizaciones, nuevas funcionalidades y noticias de la plataforma, con posibilidad de cancelar la suscripción en cualquier momento.
• Mejorar la experiencia de navegación en el sitio web mediante el análisis de datos agrupados y anónimos.
• Cumplir con obligaciones legales y regulatorias aplicables.
• Gestionar el proceso de vinculación y relación laboral con empleados y contratistas.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

“Conocer: ” Conocer los datos personales que están siendo tratados por Seven Minds SAS.
“Actualizar: ” Solicitar la actualización de sus datos personales cuando sean inexactos o incompletos.
“Rectificar ” Solicitar la corrección de datos que resulten inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
“Suprimir: ” Solicitar la eliminación de sus datos personales cuando no se requieran para los fines del tratamiento, se haya revocado la autorización o se hayan incumplido los deberes legales.
“Revocar: ” Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre que no exista un deber legal o contractual que lo impida.
“Acceder: ” Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
“Quejar: ” Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Seven Minds SAS.
“Abstener: ” No ser objeto de decisiones automatizadas que le generen efectos jurídicos adversos.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, el titular puede enviar su solicitud al correo electrónico del Oficial de Privacidad: [email protected], indicando su nombre completo, número de documento, el derecho que desea ejercer y una descripción de su solicitud. Seven Minds SAS dará respuesta dentro de los plazos establecidos en la legislación aplicable según el país del titular: 15 días hábiles bajo la Ley 1581 de 2012 (Colombia); 30 días bajo el GDPR (Unión Europea); 20 días bajo la LFPDPPP (México); 15 días bajo la LGPD (Brasil). Para titulares ubicados en la Unión Europea, Seven Minds SAS reconoce adicionalmente el derecho a la portabilidad de los datos y el derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas con efectos jurídicos, conforme al GDPR.

Para titulares residentes en California (EE.UU.), Seven Minds SAS reconoce los derechos establecidos en la CCPA/CPRA: derecho a saber qué datos personales se recopilan, derecho a eliminar, derecho a corregir, derecho a opt-out de la venta de datos y derecho a no ser discriminado por ejercer estos derechos. El plazo de respuesta bajo la CCPA/CPRA es de 45 días calendario, prorrogables por otros 45 días adicionales en casos complejos.

8. MEDIDAS DE SEGURIDAD

Seven Minds SAS implementa medidas de seguridad técnica, tecnológica, humana y administrativa razonables y proporcionales para proteger los datos personales contra accesos no autorizados, pérdida, alteración o divulgación indebida. Estas medidas incluyen, entre otras:

• Cifrado de comunicaciones mediante protocolo HTTPS con TLS.
• Firewall físico Cisco Firepower 1120 en configuración High Availability.
• Servidor dedicado administrado por Rackspace Inc., certificado bajo ISO/IEC 27001 y SOC 2 Tipo II.
• Autenticación de doble factor (2FA) para todos los usuarios con acceso web.
• Control de acceso basado en roles con perfiles diferenciados.
• Auditorías periódicas de seguridad y monitoreo continuo.
• Capacitación del equipo en protección de datos personales.

9. INCIDENTES DE SEGURIDAD

En caso de que Seven Minds SAS tenga conocimiento de un incidente de seguridad que afecte datos personales, procederá a:

• Notificar al cliente afectado de forma oportuna, dentro de los plazos que permitan el cumplimiento de sus obligaciones legales.
• Reportar el incidente ante la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección, conforme al artículo 17 literal k) de la Ley 1581 de 2012.
• Adelantar las investigaciones necesarias para determinar el alcance del incidente.
• Implementar las medidas correctivas necesarias para contener y mitigar el incidente.

10. SUBENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Para la adecuada prestación de sus servicios, Seven Minds SAS utiliza los siguientes subencargados del tratamiento que pueden tener acceso a datos personales almacenados en la plataforma:

“Rackspace Inc.”
Servicio de Hosting, infraestructura de servidores y servicios de seguridad gestionada, cuenta con certificaciones ISO/IEC 27001, ISO 9001 y SOC 2 Tipo II

“Google Workspace”
Servicio de correo electrónico corporativo y herramientas de colaboración, cuenta con certificaciones ISO/IEC 27001 y SOC 2

11. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES

Los datos personales tratados en la plataforma de Seven Minds SAS pueden ser transferidos, almacenados y procesados en los Estados Unidos de América, en virtud de los servicios de infraestructura contratados con Rackspace Inc. Esta transferencia internacional se realiza bajo las siguientes garantías, según el origen del titular de los datos: Para titulares ubicados en la Unión Europea (GDPR): La transferencia se ampara en Cláusulas Contractuales Tipo (Standard Contractual Clauses — SCCs) aprobadas por la Comisión Europea, o en el nivel de protección adecuado certificado por las autoridades competentes. Seven Minds SAS suscribirá un Acuerdo de Procesamiento de Datos (Data Processing Agreement — DPA) con los clientes europeos que lo requieran. Para titulares ubicados en Latinoamérica: La transferencia se realiza bajo las garantías y medidas de seguridad descritas en la sección 8 de la presente Política, y conforme a los acuerdos suscritos con Rackspace Inc. que garantizan niveles de protección equivalentes a los exigidos por cada legislación nacional aplicable.

Para titulares ubicados en Estados Unidos: La infraestructura de Rackspace Inc. está ubicada en territorio estadounidense, por lo que los datos son procesados localmente. Seven Minds SAS cumple con los requisitos de la CCPA/CPRA de California y demás leyes estatales aplicables a través del estándar GDPR adoptado en esta Política. Los titulares residentes en California tienen adicionalmente los derechos de opt-out de venta de datos, corrección y portabilidad establecidos en la CPRA.

12. RETENCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DATOS

Seven Minds SAS conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento descritas en esta Política y mientras exista una relación contractual vigente. Una vez terminada dicha relación, los datos serán conservados durante los plazos adicionales exigidos por la ley y posteriormente eliminados de forma segura.

Respecto de los datos de clientes almacenados en la plataforma, Seven Minds SAS los pondrá a disposición del cliente para su retiro durante los treinta (30) días calendario siguientes a la terminación del contrato. Vencido este plazo, procederá a su eliminación segura.

13. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN

La presente Política rige a partir de “Mayo de 2026” y reemplaza en su totalidad la versión anterior publicada en el sitio web de Seven Minds SAS. Seven Minds SAS se reserva el derecho de actualizar esta Política cuando sea necesario para reflejar cambios en sus prácticas de tratamiento, cambios normativos o mejoras en sus medidas de seguridad. Cualquier modificación será publicada en el sitio web www.sevenminds.com con la fecha de actualización correspondiente.

14. QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

Si considera que Seven Minds SAS ha vulnerado sus derechos como titular de datos personales y no ha obtenido respuesta satisfactoria a su reclamo, puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) a través de los siguientes canales:

• Sitio web: www.sic.gov.co
• Línea gratuita nacional: 018000 910 165
• Bogotá: 601 592 04 00
• Dirección: Calle 24 No. 7-43, Bogotá D.C.

“REQUISITO PREVIO:” Antes de presentar una queja ante la SIC, el titular debe haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante Seven Minds SAS, de conformidad con el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

D. Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA)

Este Acuerdo de Nivel de Servicio (“SLA”) es suscrito por el Proveedor con el Cliente como parte del Contrato, tal como se define en los Términos y Condiciones Generales, respecto de los Servicios.
Por medio de este SLA, el Proveedor manifiesta que realizará sus mejores esfuerzos para alcanzar y mantener los Niveles de Servicio aquí establecidos para los Servicios. En caso de no lograrse tal cometido, entonces el Cliente podrá solicitar del Proveedor y siempre a elección de éste, se le otorgue un crédito contra los precios mensuales de los Servicios que el Cliente haya contratado (el “Crédito de Servicio”). Todo lo anterior será aplicable en caso del primer Plazo de Vigencia. Para renovaciones posteriores el Cliente se atendrá a lo que recoja en la versión del SLA correspondiente a la fecha de renovación. La versión del SLA que suscribió el Cliente al momento de contratar los Servicios estará vigente hasta el momento de la renovación del Contrato momento en el cual y siempre en caso de ser aplicable, entrará a regir el SLA vigente en dicho momento.

1. Definiciones

Los términos aquí definidos y utilizados en este SLA tendrán el significado que aquí se les asigna tanto en su sentido singular como plural, el resto de términos definidos tendrán el significado detallado en el resto de documentos que conforman el Contrato.

“Precios de Servicio Mensuales Aplicables” significa los precios totales que el Cliente paga realmente por un Servicio y que se aplican al mes en que se adeuda un Crédito de Servicio.
“Tiempo de Inactividad” significa el total de minutos en un mes durante el cual las funcionalidades de los Servicios no se encuentran disponibles para el Cliente y por ende los Usuarios, salvo (i) Tiempo de Inactividad Programado y (ii) no disponibilidad de Servicios debido a las limitaciones que se describen en la Cláusula Quinta siguiente. Así mismo por Tiempo de Inactividad se entenderá cualquier período de tiempo tal como se anuncia en el inicio de esta definición en que los Servicios: (i) no estén disponibles según la medición en los centros de datos del Proveedor, siempre que de acuerdo a esta medición tenga acceso a los Servicios utilizando los métodos de acceso, autenticación y seguimiento.
“Incidente” significa (i) cualquier evento individual o (ii) cualquier conjunto de eventos, que originan Tiempo de Inactividad.
“Tiempo de Inactividad Programado” significa las ocasiones en que el Proveedor publique o le notifique al Cliente los periodos de Tiempo de Inactividad relacionados con mantenimiento o actualizaciones de red, hardware o Servicio, con al menos dos (2) día hábiles de anticipación al inicio de dicho Tiempo de Inactividad.
“Crédito de Servicio” significa el porcentaje de los Precios de Servicio Mensuales Aplicables que se le abona al Cliente después de la aprobación de la reclamación por parte del Proveedor.
“Nivel de Servicio” significa las medidas de rendimiento que el Proveedor acuerda cumplir en la prestación de los Servicios, según se establece en este SLA.

2. Compromiso de Nivel de Servicio

El “Porcentaje de Tiempo de Actividad Mensual” mínimo para un Servicio se calcula con la siguiente fórmula:

Número total de minutos en un mes – Tiempo de inactividad
_______________________________________________ x 100 = Número total de minutos en un mes

Si el Porcentaje de Tiempo de Actividad Mensual desciende bajo el 99% en cualquier mes determinado, puede ser elegible para el siguiente Crédito de Servicio:

3. Procedimiento para la reclamación de Crédito de Servicio

En caso que el Proveedor no cumpliese con el Porcentaje de Tiempo de Actividad Mensual mínimo descrito anteriormente para los Servicios, entonces el Cliente podrá presentar una reclamación de Crédito de Servicio, la cual deberá incluir: (i) una descripción detallada del Incidente; (ii) información respecto de la duración del Tiempo de Inactividad; (iii) el número y las ubicaciones de los Usuarios afectados (si corresponde); y (iv) descripciones de sus intentos de resolver el Incidente en el momento que se produjo.
Una vez recibida la reclamación junto con toda la información necesaria, el Proveedor dispondrá de un periodo de ocho (8) días hábiles desde que se produjo el Incidente para dar contestación a la reclamación. Si a juicio del Proveedor la reclamación es pertinente entonces el Proveedor procederá a aplicar el Crédito de Servicio en la cuenta del mes siguiente. En todo caso para aplicar el Crédito de Servicio, el Cliente deberá estar dando cumplimiento a este Contrato. Si el Cliente adquirió un Servicio de un revendedor, entonces el Cliente recibirá un Crédito de Servicio directamente de su revendedor y este último recibirá un Crédito de Servicio directamente del Proveedor. En este caso, el Proveedor determinará el importe del Crédito de Servicio emitido al revendedor conforme al precio minorista estimado del Servicio aplicable.

4. Limitaciones

Este SLA y todos los Niveles de Servicio aplicables no se aplican a problemas de rendimiento o disponibilidad: (i) causados por factores fuera del control del Proveedor; (ii) originados por los servicios, hardware o software del Cliente o los servicios, el hardware o software de un tercero; (iii) causados por el uso que hizo de un Servicio después de habérsele notificado al Cliente que modificara el uso de dicho Servicio, si no modificó su uso según lo notificado; (iv) durante el uso de Servicios previos al lanzamiento, de versión beta y de evaluación, así como Servicios gratuitos o de prueba (conforme lo determine el Proveedor); (v) originados por una acción no autorizada o una omisión del Cliente o sus empleados, representantes, contratistas o proveedores, o de cualquier persona que obtenga acceso a los Servicios con las contraseñas o sus equipos del Cliente; u (vi) originados por no cumplir con las configuraciones obligatorias, no utilizar las plataformas admitidas y no seguir las AUPs; (vii) por licencias reservadas, pero no pagadas en el momento del Incidente; y (viii) por interrupciones de Servicios debidos a terceros con los cuales el Proveedor pueda contratar servicios necesarios para la debida prestación de los Servicios bajo este Contrato.

Los Créditos de Servicio son el exclusivo y único recurso para cualquier problema de rendimiento o disponibilidad de cualquier Servicio en virtud del Contrato y de este SLA del cual dispondrá el Cliente. En ningún caso y bajo ninguna circunstancia el Cliente podrá compensar de forma unilateral ningún problema de disponibilidad con los Precios de Servicio Mensuales Aplicables.

5. Excepciones

No se entenderán como incluidas en la definición de Tiempo de Inactividad aquellos tiempos durante los cuales los Servicios no se encuentran disponibles para el Cliente y de acuerdo a los siguientes supuestos: (i) cuando el Cliente, los Usuarios o sus Filiales no tengan acceso a internet por cualquier causa; (ii) por la aplicación de políticas y protocolos de seguridad de la red del Cliente que no permitan el acceso a los Servicios; (iii) cuando la versión del navegador del Cliente, los Usuarios o sus Filiales no sea compatible con los requisitos de software de los Servicios; (iv) y cuando los Servicios no estén disponibles por causas atribuibles a contratistas del Proveedor y que proveen servicios al Proveedor necesarios para una adecuada prestación de los Servicios; y (v) por todas aquellas causales no recogidas en este Contrato y que afecten el uso de los Servicios y las cuales podrán ser atribuibles al Cliente.